Comparatif de logiciels de gestion de réunion
Dans ce comparatif de logiciels de gestion de réunion, nous avons évalué quatre applications web convenant à un usage professionnel, à savoir MeetingKing, MeetingBooster, Less Meeting et YAM. Bien qu'étant moins élaborées, les solutions ZippyMeetings et MeetingSense pourraient également être considérées dans un cadre d'entreprise. Il ne fait toutefois aucun doute que la conduite de réunions et la rédaction de comptes-rendus sont infiniment plus faciles avec les quatre outils de gestion de réunion que nous avons choisi d'étudier par rapport aux méthodes manuelles classiques, ou même à l'emploi de Microsoft Word.
Comme les logiciels de gestion de réunion sont utilisés couramment pour organiser des réunions de direction, de comité ou de personnel, la présente analyse se concentre sur les fonctionnalités les plus pertinentes à ces activités.
Comparatif détaillé des logiciels de gestion de réunion
0Non disponible |
1Moins performant |
2< à la moyenne |
3Moyenne |
4> à la moyenne |
5Plus performant |
| |
 |
 |
 |
 |
| Total |
222 |
88 |
52 |
51 |
| Intégration avec les systèmes de messagerie |
| Outlook |
5 |
4 |
0 |
0 |
| Gmail |
3 |
4 |
4 |
4 |
| Autre |
3 |
4 |
4 |
4 |
| Préparation de la réunion |
| Planification |
5 |
4 |
3 |
4 |
| Synchronisation des calendriers |
4 |
4 |
1 |
1 |
| Résolution des conflits |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Ordre du jour |
5 |
3 |
3 |
3 |
| Répartition du temps |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Identification des présentateurs |
5 |
1 |
1 |
1 |
| Tâches de préparation |
4 |
2 |
2 |
2 |
| Conduite de la réunion |
| Assignation des rôles |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Prise de notes |
5 |
3 |
3 |
3 |
| Désignation de l'intervenant |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Allocation des tâches |
4 |
4 |
4 |
4 |
| Outils de réunion |
4 |
0 |
0 |
3 |
| Mise en différé |
5 |
4 |
4 |
3 |
| Suivi de la réunion |
| Compte-rendu |
5 |
4 |
3 |
3 |
| Contrôle d'accès |
5 |
3 |
3 |
2 |
| Signatures |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Archivage |
4 |
4 |
3 |
3 |
| Gestion des tâches |
4 |
3 |
4 |
3 |
| Rappels |
4 |
2 |
2 |
2 |
| Recherche |
5 |
3 |
3 |
3 |
| Fusion/Enregistrement des résultats |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Tableaux analytiques des performances |
| Réunions |
| Présence |
5 |
3 |
0 |
0 |
| Coût |
5 |
2 |
0 |
0 |
| Etat des tâches |
5 |
2 |
0 |
0 |
| Performance |
| Meilleures réunions |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Meilleur animateur |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Meilleur participant |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Opportunités |
| Amélioration de la productivité |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Réduction des coûts |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Evaluation |
| Indices de performance |
5 |
4 |
2 |
1 |
| Talents cachés |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Blind Spots |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Zones d'ombre |
| Système de permissions |
5 |
2 |
2 |
2 |
| Rôles de sécurité |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Hiérarchie d'utilisateurs |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Equipes |
4 |
3 |
1 |
0 |
| Active Directory |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Authentification unique |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Journal |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Hébergement |
| Dédié |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Local |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Certifications |
| HIPPA |
5 |
3 |
0 |
0 |
| SAS70 |
5 |
5 |
0 |
0 |
| Safe Harbor |
5 |
3 |
0 |
0 |
| ISO 27001 |
5 |
5 |
0 |
0 |
| Total |
222 |
88 |
52 |
51 |
Intégration
Pour qu'un logiciel de gestion de réunion puisse être adopté dans un environnement professionnel, il est essentiel qu'il soit capable de s'intégrer aux systèmes de messagerie utilisés par la plupart des organisations. MeetingBooster et Less Meeting sont les seuls logiciels à posséder un plug-in pour Outlook, un atout important permettant aux utilisateurs de synchroniser leurs calendriers de réunions entre les deux systèmes, et d'inviter les participants à partir de leurs listes de contacts existantes. MeetingBooster pousse l'intégration plus avant en incorporant un ruban complet dans le menu Outlook, ce qui nous a permis de convertir des rendez-vous existants en réunions MeetingBooster, d'accéder à certains modules de MeetingBooster tels Ordre du jour ou Tâches, et même de démarrer la réunion directement à partir de Outlook. MeetingBooster assure de plus une synchronisation avec Active Directory, ce qui nous semble indispensable pour toute entreprise désireuse de mettre en œuvre la conduite de réunion à grande échelle.
Les quatre outils de gestion de réunion considérés incluent tous un flux iCal à l'intention des participants utilisant Gmail ou d'autres clients de messagerie.
Planification de la réunion
Les quatre logiciels de gestion de réunion étudiés donnent à l'organisateur la possibilité de préciser toutes les informations usuelles dans l'invitation, telles titre de la réunion, date, heure, lieu et liste des participants. MeetingBooster et YAM proposent également un champ pour l'objectif de la réunion, outil supplémentaire pour éviter que l'ordre du jour ne dévie de son but. L'obligation de définir clairement l'objectif de la réunion permet aussi d'éliminer les situations où un simple appel téléphonique pourrait suffire à résoudre le problème considéré.
Les attributs de réunion sont utiles lors des opérations de recherche, et MeetingKing, Less Meeting et YAM disposent tous trois de cette fonction. MeetingBooster fait un pas de plus en autorisant la création de séries de réunions, favorisant ainsi le regroupement de toutes les réunions touchant à un même sujet. La sélection des participants se fait rapidement à partir de la liste prédéfinie pour la série, et le rassemblement des comptes-rendus permet d'obtenir aisément une vue d'ensemble des réunions qui la composent. MeetingBooster présente aussi l'avantage de faciliter le suivi des tâches assignées au cours des différentes réunions de la série.
Préparation de l'ordre du jour
MeetingBooster est le seul parmi les outils de gestion de réunion considérés dans cette étude à intégrer un module d'ordre du jour dédié, les trois autres se servant du même module pour créer l'ordre du jour et établir le compte-rendu. Le module d'ordre du jour de MeetingBooster est conçu de telle sorte qu'il est nécessaire de planifier les sujets de discussion avant de démarrer la réunion, plutôt que d'y ajouter des sujets à la volée sans réflexion préalable, ce qui évite les débordements d'horaire. La définition de tâches préliminaires dans MeetingBooster est un atout supplémentaire permettant aux participants de se préparer utilement à la réunion. Il est même possible d'assigner des tâches de préparation à des sujets particuliers de l'ordre du jour et de vérifier l'état de ces tâches avant le début de la réunion, ce qui s'avère aussi utile pour encourager la responsabilisation.
Grâce à son ruban de menus apparenté à celui des outils de Microsoft Office, le module d'ordre du jour de MeetingBooster s'allie très bien avec ce dernier et simplifie d'autant la procédure de création de l'ordre du jour.
Conduite de la réunion et prise de notes
MeetingKing, Less Meeting et YAM font appel au même module pour la création de l'ordre du jour et pour la prise de notes. Initialement, cette solution nous a paru plus souple, mais à l'usage, nous avons constaté qu'elle avait tendance à faire dévier la réunion de ses objectifs initiaux. En effet, en facilitant l'ajout de nouveaux sujets de discussion en cours de réunion, cette approche risque aussi d'entraîner un écart grandissant avec l'ordre du jour prévu.
Durant la réunion, MeetingBooster opère une séparation utile entre les notes et les tâches. Par contraste, avec MeetingKing, Less Meeting et YAM, la création d'une tâche implique de convertir une note en action, et ce manque de distinction affecte la lisibilité du compte-rendu.
L'éditeur de notes de MeetingBooster permet d'associer les propos à leurs auteurs à partir de la liste des participants, tandis que les autres logiciels exigent que le secrétaire tape leurs noms au clavier, ce qui ralentit la prise de notes. Avec MeetingBooster, la prise de notes s'effectue de manière similaire à Microsoft Word, avec la possibilité de formater les notes et d'ajouter des pièces-jointes ou des hyperliens pour étayer les conversations. Plutôt que de les présenter sous forme de liste continue, MeetingBooster regroupe les notes par sujet, tout en fournissant un aperçu global du compte-rendu à tout moment.
Les quatre solutions de gestion de réunion évaluées autorisent toutes l'ajout d'une conclusion. La distinction entre discussion et décision opérée par MeetingBooster est abordée au paragraphe "Création du compte-rendu" plus avant dans cette étude.
Outils de réunion
Pour faciliter la prise de décision, MeetingBooster et YAM proposent différents outils à utiliser en cours de réunion. Au premier abord, les outils de YAM semblaient prometteurs, mais une étude plus approfondie a révélé qu'il n'existait pas de différence notoire entre eux. De plus, leurs résultats n'apparaissant pas clairement dans les notes, leur impact dans la prise de décision n'est pas immédiatement appréciable.
Les outils de réunion de MeetingBooster fonctionnent indépendamment les uns des autres. Les outils Vote et Pour / Contre en particulier sont à la fois très efficaces et simples à utiliser, et la manière dont leurs résultats sont consignés facilitent la compréhension du compte-rendu.
Mise en différé des sujets
La possibilité de différer un sujet est l'une des fonctions indispensables d'un outil de gestion de réunion. MeetingKing, Less Meeting et YAM autorisent la mise en différé des sujets principaux, tandis que MeetingBooster permet également cette opération au niveau des sous-sujets.
L'inclusion d'un sujet différé dans l'ordre du jour d'une réunion future se fait sans aucune difficulté dans toutes les solutions évaluées.
Allocation des tâches
Toute réunion efficace mène à des décisions, lesquelles mènent à leur tour à des actions. MeetingBooster est le seul des logiciels étudiés à offrir un véritable système de gestion de tâches. Les autres logiciels quant à eux requièrent que les informations relatives aux tâches soient spécifiées sous forme de notes, ce qui nuit à la lisibilité du compte-rendu dans la mesure où tâches et notes figurent au même plan. Le suivi et la mise à jour des tâches allouées à un participant donné est beaucoup plus simple avec MeetingBooster.
Les solutions étudiées permettent toutes au propriétaire de recevoir les tâches qui lui sont allouées et de les mettre à jour. MeetingBooster permet aussi à l'organisateur d'assigner une nouvelle tâche à une réunion ou à une ressource à tout moment, ce qui est pratique si il ou elle a omis de le faire en cours de réunion.
Les projets de MeetingBooster autorisent le regroupement de tâches spécifiques sous un libellé particulier, facilitant le suivi des tâches recouvrant plusieurs réunions. Les autres logiciels se reposent sur la saisie manuelle de libellés définis à la volée. Dans MeetingBooster, l'organisateur peut créer des projets distincts selon les besoins, et inviter leurs membres à les visualiser. Plutôt que de dépendre de libellés aléatoires sans structure, le suivi des tâches est ainsi rationalisé et mieux adapté aux besoins rigoureux d'une entreprise. De plus, MeetingBooster applique un système de permissions, selon lequel seuls les utilisateurs habilités peuvent consulter le contenu d'un projet.
Création du compte-rendu de la réunion
Dans tous les logiciels examinés, la création du compte-rendu est automatique. Les résultats obtenus sont toutefois très différents.
YAM repose sur le style utilisé par les systèmes de messagerie mais n'offrant que très peu d'options de formatage, et par conséquent souffrant d'un manque de lisibilité. MeetingKing, MeetingBooster et Less Meeting disposent tous de styles de formatage automatique, Less Meeting et MeetingBooster comportant le plus d'options.
MeetingBooster intègre plusieurs styles de mise en page, facteur de productivité appréciable dans le cadre de l'entreprise. MeetingBooster permet aussi l'ajout d'une page de garde personnalisée et d'une page de signatures, aboutissant au compte-rendu le plus professionnel des quatre solutions de gestion de réunion analysées.
La distinction entre discussion et décision opérée par MeetingBooster demande une explication plus poussée. En effet, la saisie d'une décision pour chaque sujet de discussion s'avère particulièrement utile lors de l'examen du compte-rendu par le management, qui peut choisir de consulter ce dernier soit dans sa totalité, soit en restreignant l'affichage uniquement aux décisions prises.
Modification du compte-rendu
Dans la plupart des cas, le compte-rendu d'une réunion n'est finalisé qu'une fois la réunion terminée. MeetingBooster est le seul des logiciels évalués à imposer une échéance pour cette opération, fixée à 14 jours par défaut, option qui garantit le respect des exigences légales et des règles de conformité au sein de l'entreprise.
Distribution du compte-rendu
Dans tous les logiciels étudiés, la distribution du compte-rendu est simple et rapide. Toutefois, dans la mesure où ils sont envoyés sous forme de message sans formatage particulier, les comptes-rendus produits par YAM manquent de lisibilité. MeetingKing, MeetingBooster et Less Meeting assurent la distribution du compte-rendu sous forme de document PDF compatible avec le formatage adopté.
La fonction d'accès en visualisation de MeetingBooster permet à l'organisateur d'accorder à certains utilisateurs spécifiques le droit de consulter le compte-rendu, ce qui est utile dans les cas où l'un des participants prévus n'a pas pu participer à la réunion, ou pour autoriser le management ou les nouveaux employés à prendre connaissance de l'état d'avancement d'une discussion.
Archivage du compte-rendu
Le système d'archivage de MeetingBooster est le plus robuste des quatre outils de gestion de réunion considérés ici. Le fait que ce logiciel soit fondé sur un ensemble de permissions, à la manière d'un système de relation de la gestion client (GRC), garantit que seuls les personnes habilitées à consulter une information particulière peuvent le faire. Pour une entreprise, la mise en œuvre de protocoles de sécurité est indispensable. MeetingBooster stocke les données de chaque société sur un serveur distinct, et à ce titre, il est le seul des quatre outils à pouvoir être véritablement considéré comme solution en cloud.
Less Meeting et MeetingBooster font tous deux appel à Microsoft Azure pour le stockage des données, mais MeetingBooster met aussi en jeu une base de données SQL avancée, fournissant les deux niveaux de sécurité supplémentaires exigés par certaines organisations.
MeetingBooster propose également une option d'hébergement local. En installant le système sur son propre serveur, une société peut ainsi éliminer le risque de violation des données que peut poser l'hébergement par un service tiers.
La recherche d'informations parmi les données des réunions passées est une opération indispensable, et tous les outils étudiés ici intègrent une fonction dans ce sens. Dans MeetingBooster, l'utilisateur peut limiter la recherche à l'écran en cours d'affichage, ou la faire porter sur toutes les données du système. Il est même possible de sélectionner certains des résultats produits par la recherche et de les exporter dans un document PDF à consulter et à archiver ultérieurement.
Tableaux, analyses et évaluations
Les tableaux analytiques fournis par un système de gestion de réunion permettent de mesurer aussi bien le niveau de transparence que la productivité des réunions menées. Parmi les outils examinés dans cette étude, MeetingBooster et Less Meeting sont les seuls à proposer cette fonction.
Less Meeting se limite à analyser les données réunion par réunion, alors que la gamme de tableaux de MeetingBooster recouvre les réunions individuelles tout comme les groupes de réunions, en autorisant le suivi des coûts, l'évaluation des performances des animateurs et celle des participants, la production de statistiques sur l'état d'avancement des tâches et même la comparaison entre utilisateurs ou éléments spécifiques entre eux ou par rapport à la moyenne de l'entreprise.
L'un de nos rapports préférés dans MeetingBooster met en évidence le coût d'une réunion en fonction de ses participants et de sa durée. Selon les droits d'accès dont il dispose, l'utilisateur peut consulter le nombre de réunions effectuées pendant un intervalle de temps donné, leur coût global pour l'entreprise sur la base du taux horaire des participants, et le coût associé à l'invitation de participants spécifiques. Le système de permissions mis en œuvre garantit que chaque utilisateur ne peut consulter que les informations qu'il est autorisé à visualiser.
Les retours d'expérience jouent un rôle important dans l'amélioration de la conduite de réunion. Bien que MeetingKing, Less Meeting et MeetingBooster proposent tous ce type de système d'évaluation, celui de MeetingBooster est le plus complet. En effet, non seulement il donne à l'administrateur la possibilité de spécifier la fréquence des retours d'expérience à requérir et leur format, mais le système sélectionne lui-même les participants à sonder de manière aléatoire, tout en assurant la consolidation des résultats sur une période donnée. Les rapports d'évaluation et de performance figurant dans la gamme de tableaux analytiques reposent sur les résultats qualitatifs et quantitatifs dérivés de ces retours d'expérience.
Système de permissions
Chacun des quatre outils de gestion de réunion considérés repose sur l'emploi d'identifiants et de mots de passe. MeetingBooster est fondé sur un système de permissions opérant à la manière d'un système de gestion de la relation client (GRC). L'administrateur du système est chargé de configurer le compte, d'établir les rôles de sécurité et d'assigner les rôles requis aux utilisateurs, déterminant ainsi les opérations qu'ils sont habilités à effectuer au sein du système et les données qu'ils sont autorisés à consulter. Dans la mesure où les normes de conformité HIPPA ou HITECH renforcent sans arrêt les exigences en matière de sécurité en environnement professionnel, cette approche nous a semblée bien adaptée à une véritable solution d'entreprise.
Conclusion
La conclusion de ce comparatif de logiciels de gestion de réunion est que les quatre solutions étudiées disposent toutes de fonctionnalités impressionnantes et qu'elles sont toutes capables d'enrichir le processus de conduite de réunion en entreprise.
cMeetingBooster a reçu le score le plus élevé en raison de la facilité d'emploi de son interface de style Microsoft Office et de la puissance de ses fonctions de productivité, notamment ses modèles d'ordre du jour, son répartiteur de temps et ses tâches de préparation. Avant tout, MeetingBooster nous a semblé le plus apte à l'utilisation en entreprise, les autres solutions paraissant plus adaptées aux organisations de moindre taille.
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