Während des Meetings

Diese Stufe ist die des eigentlichen Meetings. Meeting Management-Software automatisiert dabei die folgenden Aufgaben und unterstützt bei der Durchführung eines effektiven Meetings.

Ermitteln der Anwesenheit

Um die An- oder Abwesenheit von Teilnehmern am Meeting zu wissen, ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Sind Entscheidungen zu treffen und ein bestimmter Entscheider ist nicht anwesend, kann allein dies zur Verschiebung des Meetings führen. Außerdem: Müssen Diskussionen festgehalten werden, ist die Anwesenheit der betreffenden Teilnehmer nötig, um deren Meinung und Kommentare im Protokoll festhalten zu können. Das Verwenden von Meeting Management-Software ermöglicht dem Gastgeber, die Anwesenheit kurz vor dem Meeting festzustellen oder bei Bedarf weitere Teilnehmer einzuladen. Melden sich Teilnehmer bei einem Online-Meeting an, stellt das System automatisch deren Anwesenheit fest.

Diskutieren der Agenda-Themen

Die Agenda enthält alle Elemente, die während des Meetings besprochen werden sollen. Einer statischen, mit MS Word gefertigten und an die Teilnehmer verteilten Agenda fehlt naturgemäß jede Interaktivität. Nutzer neigen dazu, Themen nach ihrem Ermessen als wichtig einzuschätzen und darüber das Meeting als Ganzes zu vernachlässigen. Meeting Management-Software hilft dem Gastgeber dabei, die Teilnehmer auf das aktuelle Thema zu fokussieren. Wenn ein Thema abgehandelt ist, sind die Nutzer in der Lage, die jetzt anstehenden Themen zu sehen, außerdem natürlich die bereits behandelten. So ist jeder während des Meetings immer im Bild, wo man sich insgesamt gerade befindet. Die Möglichkeit, Dateianhänge direkt beim Erstellen der Agenda mit einzubinden, hilft dem Moderator, in der Agenda fortzufahren und trotzdem ggf. Bereiche festzuhalten, die später noch genauerer Besprechung bedürfen.

Führen des Meeting-Protokolls

Meeting-Protokolle sind die schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben, die sich während des Meetings ergeben haben. Die Hauptgründe für die Erstellung dieser Dokumente sind die Möglichkeit zur Überprüfung, das Umsetzeng der Entscheidungen in Aktionen und das Fortfahren am richtigen Punkt bei weiteren Meetings. Die Dokumente des Meeting-Protokolls nutzen typischerweise einen oder mehrere der folgenden Stile, nämlich Aktion, Diskussion oder Ausführlich, wobei spezielle Meeting-Typen, wie zum Beispiel Hauptversammlungen auch spezielle Elemente und Stile benötigen. Meeting Management-Software assistiert dem Protokollführer beim schnellen und akkuraten Dokumentieren und Formatieren des Protokolls, indem es das Notizen-Machen automatisiert. Dies bedeutet letztendlich eine gesteigerte Effizienz der Meeting-Protokolle.

Entscheidungen treffen

Die Diskussionen während des Meetings ziehen sich sehr oft über längere Zeit und neue Themen hinweg hin, während eigentlich Entscheidungen getroffen werden müssten, um voranzukommen. Das bedeutet für die Teilnehmer, dass sie letztendlich ältere Themen noch einmal rekapitulieren müssen, um sicherzustellen, dass dazu tragfähige Entscheidungen getroffen wurden. Das ist unter Umständen äußerst lästig; dass noch Entscheidungen ausstehen, wird oft erst am Ende des Meetings bemerkt. Meeting Management-Software verwendet Funktionen, wie Entscheidungs-Statements und Meeting Tools (Abstimmen, Pro-Kontra, Bewerten). Die Kombination dieser Funktionen, in Verbindung mit einem einfachen System, die Themen-Diskussionen zu überprüfen und eine Vorschau aufs Meeting-Protokoll zu ermöglichen, hilft beim Treffen von Entscheidungen – wie vorgesehen. Es gibt einige Lösungen, die sogar verschiedene Stile von Meeting-Protokollen anbieten, die ein schnelles Rekapitulieren von Entscheidungen während des Meetings erlauben.

Aufgaben zuweisen

Die meisten Meetings führen dazu, dass bestimmte Aufgaben an Teilnehmer und andere Kollegen vergeben werden. Obwohl es zahlreiche Management-Systeme gibt, unterstützen durchaus nicht alle die Verwaltung von themenspezifischen Aufgaben oder solchen, die sich erst im Laufe des Meetings ergaben, zurecht. Gute Meeting Management-Software ermöglicht das Definieren, Zuweisen und Verteilen von Aufgaben – direkt während des Meetings. Aufgaben können u.a. mithilfe von Projektlabels zusammengefasst und einfach im Meeting-System gefunden werden. Das hilft, die Funktionalität während des Meetings und danach zu verbessern.