Vor dem Meeting

Da in dieser Stufe die Basis für das eigentliche Meeting gelegt wird, automatisiert Meeting Management-Software folgende Aufgaben und setzt die Teilnehmer damit instand, sich optimal aufs Meeting vorzubereiten.

Planen des Meetings

Manche Meeting Management-Software ist komplett in gängige E-Mail Clients, wie MS Outlook, bzw. Screen Sharing-Programme, wie GoToMeeting, integriert. Dadurch ist das Planen eines Meetings so einfach wie das Erstellen eines gewöhnlichen Outlook Kalendertermins. Außerdem werden manchmal Funktionen geboten, die das Planen de Meetings vereinfachen. Das System ermittelt die Verfügbarkeit der Teilnehmer während der gewünschten Zeit und schlägt ggf. andere Zeiten fürs Meeting vor.

Erstellen der Agenda

Textverarbeitungen, wie MS Word, sind zum Quasi-Standard beim Erstellen von Agendas geworden – mehr durch Notwendigkeiten als durch freie Auswahl. Das Brainstorming über Themen der Agenda, das Abschätzen und Anpassen von Zeiten und das Organisieren von unterstützenden Inhalten kann in MS Word sehr langwierig sein. Mithilfe von Meeting Management-Software wird dieser Prozess automatisiert. Nutzer können außerdem unterstützende Inhalte zur Agenda hinzufügen, die während des Meetings besprochen werden sollen, z.B. Excel-Tabellen oder Hyperlinks. Beim Abschätzen der Zeit für die einzelnen Agenda-Themen können Nutzer sich an den Zeiten früherer Meetings orientieren und Funktionen wie z.B. den MeetingBooster-Zeitverteiler verwenden.

Zuweisen vorbereitender Aufgaben

Unvorbereitete oder gar nicht erst erscheinende Teilnehmer sind Gift für jedes Meeting. In manchen Fällen ist das die Schuld des Gastgebers, da er versäumt hat, festzulegen, was zum Meeting mitzubringen ist. Durch Meeting Management-Software ist es für den Gastgeber einfach, den Teilnehmern vorbereitende Aufgaben zuzuweisen. Einige Softwarelösungen versenden diesbezüglich vorab Erinnerungen und verfolgen die Erledigung dieser Aufgaben noch vor dem Meeting.

Verteilen der Agenda

Ein Meeting kann nur so gut sein wie seine Agenda. Das Problem ist, dass manche Teilnehmer die Agenda erst kurz vor Beginn des Meetings lesen. Das ist nicht nur ineffektiv, sondern kann auch zu einem Mangel an Engagement im Meeting führen. Das Verteilen der Agenda noch vor dem Meeting erlaubt es den Teilnehmern, diese zu überprüfen und ggf. auch Vorschläge dazu zu machen. Auf jeden Fall wissen sie schon vorab, um was es im Meeting geht und können deshalb besser vorbereitet sein bzw. entscheiden, ob ihre Anwesenheit insgesamt überhaupt nötig ist. Meeting Management-Software automatisiert die Verteilung der Agenda an die Teilnehmer und verschafft ihnen online Zugriff darauf, sodass sie sich die Agenda fürs anstehende Meeting vorab durchsehen können.