Nach dem Meeting

Die Effizienz eines Meetings zeigt sich durch die Ergebnisse, die auf den Entscheidungen während des Meetings basieren. Meeting Management-Software automatisiert die folgenden Aufgaben und hilft dabei, bessere Ergebnisse und ein besseres ROI der in Meetings verbrachten Zeit zu erzielen.

Zusammenführung der Meeting-Notizen

Oft werden Notizen von mehreren Teilnehmern gemacht und es wird dabei mit verschiedenen Systemen gearbeitet: mit MS Word, speziellen, einschlägigen Tools oder sogar mit Stift und Papier. Das Kombinieren der verschiedenen Notizen ist für den Protokollführer keine einfache Aufgabe, da diese auf verschiedene Weise gemacht wurden und weil sich die Notizen inhaltlich oft überschneiden.

Meeting Management-Software bietet ein konsistentes Modul zum Festhalten von Meeting-Notizen, die auf den diskutierten Agenda-Themen basieren. Die Möglichkeit, einen Protokollführer zu bestimmen und diese Funktion auch während des Meetings einfach zu wechseln, stellt sicher, dass die Notizen in einem klaren, durchgängigen Format gemacht werden. Meeting-Notizen werden außerdem automatisch dem richtigen Thema zugeordnet und in der korrekten Reihenfolge festgehalten.

Erstellen des Dokuments Meeting-Protokoll

Das Erstellen und Formatieren des Meeting-Protokolls erfordert Zeit und Akkuratesse und ist oft ziemlich beschwerlich. Normalerweise werden dafür herkömmliche Textverarbeitungen, wie MS Word, verwendet; außerdem gibt es einige, spezielle Software für Meeting-Protokolle auf dem Markt.

Aber auch damit bleibt das Führen eines Protokolls ein anstrengender und beschwerlicher Prozess. Meeting Management-Software dagegen dient nicht nur dem korrekten Ablauf des Meetings, sondern automatisiert auch die Erstellung und Formatieren des Dokuments „Meeting-protokoll“. Dies erlaubt dem Unternehmen, diesen Prozess zu optimieren, was letztendlich Zeit und Geld spart. Durch verschiedene Vorlagen und Stile, aus denen man wählen kann, erhält man ein professionell formatiertes und detailliertes Meeting-Protokoll.

Verteilen des Meeting-Protokolls

Sicherzustellen, dass die Teilnehmer das Protokoll erhalten, ist ausgesprochen wichtig für den Wert des Meetings. Bei herkömmlicher Vorgehensweise ergibt sich immer eine gewisse Verzögerung – und in manchen Unternehmen werden dadurch sogar Deadlines überschritten. Obwohl in vielen Unternehmen Standard-E-Mail Clients verwendet werden, um ein Word-Dokument oder eine PDF-Datei an die Teilnehmer zu versenden, gibt es immer noch Fehler oder Verzögerungen. Es ist außerdem aus Sicherheitsgründen wichtig, dass nur die speziellen Teilnehmer, die auch dazu berechtigt sind, das Protokoll erhalten.

Meeting Management-Software hilft beim automatischen Verteilen des Protokolls an die Teilnehmer des Meetings. Dies minimiert die Zeit vom Treffen von Entscheidungen bis zu dem Punkt, an dem die Teilnehmer diese erhalten und hilft dabei, die Dinge im Fluss zu halten. Mit einem Erstellen des formalen Protokolls per Mausklick kann der Nutzer eine PDF-Version des Protokolls zusätzlich an beliebige, weitere Kollegen verteilen.

Archivieren des Meeting-Protokolls

Das Zur-Verfügung-Stellen des Protokolls für die Teilnehmer ist ein ausgesprochen wichtiges Element im Meeting Management-Prozess. Mit dem Zuweisen bestimmter Rollen bzw. Funktionen kann das Unternehmen Berechtigungslisten erstellen und damit gewährleisten, dass ausschließlich Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten das Protokoll eines Meetings zu Gesicht bekommen.

Dazu ist erforderlich, dass die Protokolle in einer organisierten, logischen Art und Weise auf ein freigegebenes Laufwerk hochgeladen werden. Meeting Management-Software übernimmt diesen komplexen Prozess. Die Daten sind auch auf Dauer sicher untergebracht, da sie über ein spezielles Berechtigungssystem archiviert werden, bei dem sich der Nutzer anmelden muss, sodass immer nur Nutzer mit entsprechender Berechtigung bestimmte Dokumente einsehen können. Dies gilt fürs komplette System und ist die Basis für sauberes Meeting Management.

Durch proprietäre Such- und Kombinationsfunktionen kann der Nutzer per Suchbegriff über mehrere Meetings hinweg nach Themen, Aufgaben, Notizen oder Entscheidungen suchen und die gefundenen Elemente zu einem neuen Dokument kombinieren. Dies macht den Überprüfungsprozess sehr einfach und führt zu größerer Effizienz insgesamt. Da die Nutzer nur Zugriff auf für sie freigegebene Informationen haben, ist die Integrität der Daten von Beginn an und dauerhaft gewährleistet.

Aktionen-Elemente und Aufgaben

Aufgaben sind ein wichtiger Bestandteil des Gesamtprozesses; insbesondere während des Meetings müssen normalerweise sehr viele Aufgaben formuliert und Personen zugewiesen werden. Das Nachverfolgen dieser Aufgaben obliegt dem Vorgesetzten, d.h. er muss darauf achten, dass die zugewiesenen Aufgaben entsprechend bearbeitet werden.

Es gibt eine ganze Reihe von Systemen für diesen Zweck, allerdings funktioniert die Überwachung von Aufgaben, die während des Meetings zugewiesen wurden, danach nicht mehr unbedingt zuverlässig: Sie fallen durchs Raster. Wie schon erwähnt, erlaubt eine Meeting Management-Software das Zuweisen von Aufgaben an bestimmte Nutzer(gruppen). Der Nutzer seinerseits besitzt einen persönlichen Aufgabenbereich, in dem er die ihm zugewiesenen Aufgaben einsehen und deren Status entsprechend verändern kann.

Da die Aufgaben zusammen mit dem Meeting-Protokoll erfasst werden, ist es für den jeweiligen Adressaten einfach, seine diesbezüglichen Aktionen sowie unterstützende Informationen dazu zu finden und so die Aufgaben zu erledigen. Durch automatische Aufgabenerinnerungen, die an die Adressaten versendet werden, übernimmt die Meeting Management-Software diese Last von den Schultern des Vorgesetzten und verteilt die Verantwortung an die entsprechenden Mitarbeiter, sodass diese! Sich für die entsprechende Aufgabe verantwortlich fühlen.