Pendant la réunion

C'est durant cette phase que se déroule la rencontre entre les participants. Les logiciels de gestion de réunion interviennent également à ce stade, permettant d'automatiser certaines des activités et aidant ainsi les organisateurs à mener leurs réunions avec un maximum d'efficacité.

Relevé de présence

Le relevé de l'identité des personnes assistant à la réunion est important pour plusieurs raisons. Si par exemple une décision particulière ne peut pas être prise sans l'accord de certains des invités et que ceux-ci sont absents, il peut être nécessaire de repousser la réunion, ou tout au moins le sujet de discussion concerné. Dans le cas de questions controversées, il convient de documenter soigneusement l'identité et les propos des personnes influentes, de façon à ce que chacun puisse suivre le déroulement de la discussion dans le compte-rendu à l'issue de la réunion.

Non seulement les logiciels de gestion de réunion permettent à l'animateur de faire un relevé de présence très rapidement au démarrage de la réunion, mais certains d'entre eux les autorisent aussi à inviter d'autres personnes à se joindre à la discussion à ce stade en cas de besoin de dernière minute. Si les participants assistent à la réunion via une connexion en ligne, le système gère le relevé de présence automatiquement.

Discussion des sujets de l'ordre du jour

Un ordre du jour est une liste des sujets à couvrir durant la réunion. La consultation d'un ordre du jour statique, rédigé par exemple avec Microsoft Word et distribué sous forme de feuille de papier aux participants, n'a pas le même impact que le suivi d'un ordre du jour électronique. En effet, munis de leur feuille, les participants ont tendance à survoler l'ordre du jour pour se concentrer sur les sujets qui les intéressent, et perdent de vue l'objectif de la réunion dans son ensemble.

En revanche, le recours à un logiciel de gestion de réunion permet à l'animateur de concentrer l'attention des participants sur le sujet en cours de discussion. A tout moment, les participants peuvent aisément situer le point atteint par la discussion, les sujets déjà abordés et ceux qui restent à couvrir. Le cas échéant, l'animateur ou le présentateur peuvent ouvrir directement les pièces-jointes intégrées à l'ordre du jour pour approfondir un sujet particulier sans devoir perdre de temps à rechercher et à distribuer ces documents.

Rédaction du compte-rendu

Le compte-rendu de réunion est le relevé écrit de toutes les discussions, décisions et tâches évoquées durant la réunion. La raison d'être principale d'un compte-rendu est de permettre aux participants et à toutes les personnes externes concernées de consulter le point atteint par la discussion à l'issue de la réunion afin de prendre les mesures qui s'imposent ou de poursuivre les échanges à une date ultérieure.

Les comptes-rendus de réunion peuvent adopter plusieurs approches : liste des actions à effectuer, résumé des discussions, ou relevé complet de tous les propos échangés. Certaines réunions requièrent une présentation particulière et l'inclusion d'éléments spécifiques. Les logiciels de gestion de réunion permettent aux secrétaires de documenter les échanges rapidement et fidèlement, puis d'appliquer un formatage automatique au compte-rendu obtenu selon les besoins de l'organisation, renforçant ainsi l'efficacité globale de la réunion et promouvant la rationalisation du processus de conduite de réunion de l'entreprise dans son ensemble.

Prise de décisions

Toute réunion aborde généralement des questions qui ne peuvent être résolues que par la prise de décisions. A un certain point, il est donc nécessaire de résumer les propos échangés avant de s'accorder sur une décision, tout en veillant à ce que celle-ci soit valable et acceptable par tous. Le respect de ce processus peut être difficile, et il est courant de découvrir au terme d'une réunion qu'une ou plusieurs questions sont restées en suspens.

Pour faciliter la prise de décision, les logiciels de gestion de réunion proposent des fonctions permettant à l'animateur d'organiser différents types de vote, de classement, d'évaluation ou d'énumération d'arguments pour ou contre une solution possible. Ces fonctions, associées à la possibilité de consulter rapidement les conclusions et de prévisualiser le compte-rendu, sont d'une aide précieuse aux organisateurs afin de garantir que la réunion débouchera sur les décisions nécessaires à l'avancement du projet. Certains outils fournissent même différents styles à appliquer au compte-rendu pour mettre en évidence les conclusions atteintes.

Allocation des tâches

La plupart des réunions aboutissent à la répartition de tâches entre participants et collègues de travail. Bien qu'il existe de nombreux systèmes de gestion des tâches disponibles sur le marché, le traitement des tâches résultant des discussions d'une réunion pose des défis particuliers.

Pour répondre à ces besoins, les logiciels de gestion de réunion permettent aux animateurs de définir, d'allouer et d'envoyer les tâches à leurs propriétaires en cours de réunion. Il est souvent même possible de regrouper les tâches en projets en leur attribuant un libellé, ou d'effectuer des recherches parmi les tâches déjà assignées. Le fait de pouvoir gérer les tâches issues des discussions efficacement sans devoir attendre la fin de la réunion promeut tout à la fois la responsabilisation, la productivité et l'exactitude.