Was ist Meeting Management-Software?

Im Wirtschaftsteil der Nachrichten wurde gemeldet, dass im Schnitt 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings verbracht werden. Das entspricht 4 Arbeitstagen pro Monat – wenn man dies mit dem Gehalt der Mitarbeiter multipliziert, ergeben sich exorbitante Kosten.

Dies ist das Ergebnis von zahllosen, nicht formalen Meetings, die wiederum Mengen von Meeting-Protokollen und anderen Daten zur Folge haben. Das Fehlen von Struktur, Organisation und Archivierung hindern das Unternehmen daran, innovative Wege zu gehen und positive Prozedur-Änderungen durchzuführen.

Beim Versuch, die Effizienz von Meetings zu erhöhen, sehen Unternehmen u.a. Meeting Management-Software als mögliche Lösung. Durch bessere Vorbereitung, standardisierte Meeting-Prozeduren und optimierte Meeting-Protokolle revolutioniert Meeting Management-Software die Art und Weise, auf die Unternehmen Meetings durchführen.

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Die 3 Stufen der Meeting Management-Software

Unter Meeting Management versteht man den Prozess des Koordinierens von verschiedenen Komponenten, die an der Durchführung eines effektiven Meetings beteiligt sind. Das Meeting Management kann man in drei Stufen unterteilen: Vor dem Meeting, während des Meetings und nach dem Meeting. Meeting Management-Software unterstützt den Nutzer beim korrekten Einsatz der Komponenten für die drei Stufen.

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Vor dem Meeting

Das Meeting Management für diese Stufe ist ausgesprochen kritisch, denn diese Stufe bildet die Basis für das nachfolgende Meeting. Es besteht aus folgenden Komponenten:

  • Zeitplanung des Meetings
  • Erstellen der Agenda
  • Zuweisen von vorbereitenden Aufgaben
  • Verteilen der Agenda

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Während des Meetings

Meeting Management in dieser Stufe behandelt alles, was während des eigentlichen Meetings geschieht. Diese Stufe bildet die Basis für das Meeting-Protokoll; sie besteht aus Folgendem:

  • Feststellen der Anwesenheit
  • Diskutieren der Themen der Agenda
  • Führen des Meeting-Protokolls
  • Treffen von Entscheidungen
  • Zuweisen von Aufgaben

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Nach dem Meeting

Meeting Management entscheidet in dieser Stufe über die Effektivität des Meetings. Unter anderem wird jetzt das Dokument des Protokolls erstellt und archiviert, wobei Folgendes anfällt:

  • Zusammenfassen der Meeting-Notizen
  • Erstellen des Protokoll-Dokuments
  • Verteilung des Meeting-Protokolls
  • Archivieren des Meeting-Protokolls
  • Überprüfen der nachfolgenden Aufgaben

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