Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de réunion ?

Selon CBS News, un employé perd en moyenne 31 heures tous les mois en réunions infructueuses ou futiles, à savoir environ quatre jours par mois. Les pertes d'argent occasionnées par ce manque de productivité, venant se rajouter au coût des employés eux-mêmes, se montent à des sommes considérables.

Cet état de fait est généralement le résultat d'une accumulation de réunions informelles, sans ordre du jour précis, qui produisent un amoncellement de notes, de documents et d'autres données sans aucune structure. Cette mauvaise organisation et l'absence d'archivage freinent la productivité des entreprises, et les empêchent de s'engager sur la voie de l'innovation et d'introduire des changements de procédures bénéfiques.

Soucieuses d'améliorer l'efficacité de leurs réunions, de nombreuses organisations font maintenant appel à un logiciel de gestion de réunion. En imposant une préparation adéquate, en facilitant l'harmonisation des procédures de conduite de réunion, et en rationalisant la production des comptes-rendus, les logiciels de gestion de réunion sont en train de révolutionner la manière dont les entreprises et associations organisent leurs réunions.

Logiciel de gestion de réunion

Les trois phases d'un logiciel de gestion de réunion

La gestion d'une réunion consiste à coordonner les activités nécessaires pour garantir l'efficacité de la rencontre entre tous les participants. Elle se décompose généralement en trois phases chronologiques, recouvrant les opérations à prévoir avant la réunion, pendant la réunion, et après la réunion. Les logiciels de gestion de réunion sont conçus dans le but précis d'aider leurs utilisateurs à aborder ces trois phases.

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Avant la réunion

Une bonne gestion à ce stade de la préparation d'une réunion est cruciale, dans la mesure où toute la suite des opérations en dépend. Les activités à envisager sont les suivantes :

  • Planification de la réunion
  • Construction de l'ordre du jour
  • Allocation des tâches préparatoires
  • Distribution de l'ordre du jour

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Pendant la réunion

Cette phase de la gestion concerne la réunion proprement dite. Elle comprend les activités suivantes :

  • Relevé de présence
  • Discussion des sujets
  • Prise de notes
  • Prise de décisions
  • Allocation de tâches

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Après la réunion

L'évaluation finale de la réunion en termes de productivité dépend de l'attention portée à ce stade des opérations. Cette étape inclut la création et l'archivage du compte-rendu de la réunion :

  • Consolidation des notes prises au cours de la réunion
  • Création du compte-rendu
  • Distribution du compte-rendu
  • Archivage du compte-rendu
  • Suivi des tâches

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Logiciel de gestion de réunion