Avant la réunion

Cette phase étant le fondement sur lequel repose la réunion, les logiciels de gestion de réunion permettent aux organisateurs d'y porter toute leur attention en automatisant les activités suivantes :

Planification de la réunion

Certains outils de gestion de réunion sont entièrement intégrés avec les logiciels de messagerie courants tels Microsoft Outlook et les applications de partage d'écran comme GoToMeeting, ce qui permet la planification d'une réunion dans le calendrier Outlook aussi simplement que s'il s'agissait d'un rendez-vous.

Quelques logiciels de gestion de réunion proposent également des outils avancés d'aide à la planification, capables d'examiner les disponibilités des participants à la date prévue pour la réunion, et de suggérer d'autres créneaux horaires si certains participants ne sont pas libres.

Construction de l'ordre du jour

La plupart des organisateurs de réunion se servent de Microsoft Word ou outil similaire pour préparer leurs ordres du jour, ce qui n'est pas nécessairement la solution la plus adaptée à la tâche. En effet, le rassemblement des sujets de discussion par brainstorming, l'estimation du temps à accorder à chaque sujet et l'organisation des pièces-jointes pertinentes peuvent s'avérer des opérations fastidieuses avec Microsoft Word.

Le recours à un logiciel de gestion de réunion permet toutefois d'en automatiser une grande partie. L'inclusion des pièces-jointes nécessaires à la discussion de chaque sujet, telles feuilles de calcul Excel ou liens externes s'en trouve facilitée, et l'évaluation du temps de discussion à impartir à chaque sujet peut se faire aisément soit sur la base des réunions précédentes, soit au moyen d'une fonction spécialisée telle le répartiteur de temps de MeetingBooster.

Allocation des tâches préparatoires

Tout participant responsable se doit de se préparer correctement aux réunions auxquelles il est convié. Toutefois le manque de préparation des participants provient souvent d'un manque d'information de la part de l'organisateur sur les tâches préliminaires nécessaires. Les logiciels de gestion de réunion évitent cet écueil en permettant aux organisateurs d'assigner des tâches de préparation aux participants pendant la phase de planification de la réunion. Certains logiciels vont plus loin encore en envoyant des rappels de tâche aux participants, et en assurant leur suivi pendant toute la période précédant la réunion.

Distribution de l'ordre du jour

Il ne fait aucun doute que sans ordre du jour cohérent, une réunion a peu de chance de porter ses fruits. La situation reste néanmoins problématique si la plupart des participants ne prennent connaissance de l'ordre du jour qu'au démarrage de la réunion : non seulement la réunion est immédiatement ralentie, mais la motivation et l'engagement des participants s'en ressentent généralement aussi.

En revanche, la distribution de l'ordre du jour dans un délai confortable avant la date de la réunion permet aux participants de le consulter en temps utile, de suggérer des modifications le cas échéant, de commencer à réfléchir aux points à couvrir, et de déterminer si leur présence est indispensable ou non. Les logiciels de gestion de réunion facilitent grandement cet aspect de la planification en automatisant la distribution de l'ordre du jour et en autorisant tous les participants à y accéder en ligne à tout moment avant le début de la réunion.