Après la réunion

L'efficacité d'une réunion est déterminée par la qualité des résultats atteints, eux-mêmes fondés sur les décisions prises durant la réunion. La plupart des logiciels de gestion de réunion automatisent les tâches suivantes, permettant ainsi aux organisations d'obtenir de meilleurs résultats et d'améliorer le rendement de l'investissement représenté par le temps passé en réunion.

Consolidation des notes prises durant la réunion

Au cours d'une réunion, il est très courant que plusieurs participants prennent des notes en parallèle, s'aidant de Microsoft Word, d'outils spécialisés, de blocs-notes électroniques ou de simples feuilles volantes. Le rassemblement et la compilation de toutes ces notes en un document homogène est une tâche ardue pour le secrétaire de réunion, dans la mesure où chaque participant a un style différent et qu'il y a inévitablement un grand nombre de répétitions à éliminer.

Pour éviter ce problème, les logiciels de gestion de réunion fournissent un cadre permettant au secrétaire de prendre des notes sur les sujets en cours de discussion dans un format clair et cohérent. Une fois sauvegardées, les notes sont automatiquement associées au sujet approprié, à la position déterminée par l'ordre du jour.

Création du compte-rendu

La création et le formatage d'un compte-rendu de réunion sont des opérations fastidieuses, exigeant du temps et de la précision. Elles sont généralement réalisées au moyen d'outils de traitement de texte traditionnels, comme Microsoft Word, ou de logiciels adaptés. Il n'en demeure pas moins vrai que la création d'un compte-rendu reste un processus essentiellement manuel et donc contraignant.

Le recours à un logiciel de gestion de réunion permet de raccourcir cette étape considérablement en automatisant la création et le formatage du compte-rendu. Ainsi, quelques clics suffisent à choisir un style approprié parmi la gamme proposée, puis à obtenir un document détaillé à l'aspect professionnel. Les résultats de la réunion ressortent ainsi beaucoup plus rapidement, et les organisations bénéficient d'un processus harmonisé qui leur permet d'économiser temps et argent.

Distribution du compte-rendu

Pour promouvoir la prise de responsabilité et l'engagement des participants, il est indispensable que le compte-rendu leur parvienne dans les plus brefs délais. Cependant, il arrive fréquemment que la lenteur des procédures suivies par l'organisateur de la réunion retarde l'envoi du compte-rendu, provoquant parfois le dépassement d'échéances importantes. Bien que la plupart des organisations fassent appel à des logiciels de messagerie standard pour distribuer leurs comptes-rendus sous la forme de document Word ou PDF, le risque de retard reste important.

Pour des raisons de sécurité, il convient aussi de garantir que seuls les participants autorisés à visionner le compte-rendu en recevront un exemplaire. Ici encore les logiciels de gestion de réunion viennent en aide aux organisateurs en assurant la distribution automatique du compte-rendu de la réunion aux personnes y ayant assisté. Le délai entre la fin de la réunion et la réception du compte-rendu est ainsi écourté, et le processus engagé par la réunion peut progresser sans obstacle. Par la suite, l'organisateur peut également envoyer une version du compte-rendu au format PDF à toute autre personne autorisée à en prendre connaissance.

Archivage du compte-rendu

A l'issue d'une réunion, il est important que le compte-rendu reste accessible à tous les intervenants habilités à le visionner pour qu'ils puissent s'y référer à leur guise. Toutefois, les impératifs de sécurité obligent les entreprises à mettre en place des protocoles spécifiques pour restreindre l'accès aux personnes munies des droits requis. Le recours à un logiciel de gestion de réunion élimine ces difficultés en appliquant automatiquement un système de permissions aux données archivées, exigeant que l'utilisateur se connecte au moyen d'un mot de passe, et garantissant de ce fait l'intégrité et la confidentialité de toutes les informations partagées.

Ces dispositifs de sécurité, étendus à l'ensemble du système, sont la fondation d'une bonne gestion de réunion. Des fonctions de recherche et de fusion permettent également aux utilisateurs munis des droits appropriés de parcourir les réunions passées en quelques instants pour y sélectionner les sujets, les tâches, les notes ou les décisions qui les intéressent, et de rassembler les résultats dans un nouveau document.

Traitement des actions et des tâches à entreprendre

Tout projet repose sur un ensemble de tâches et d'actions à entreprendre. Les discussions menées durant une réunion aboutissent généralement à la définition et à la répartition de nombreuses tâches, dont les chefs de projet doivent assurer le suivi. Cependant la profusion des méthodes de suivi disponibles fait que les tâches définies au cours d'une réunion ne sont pas toujours gérées correctement, et peuvent même disparaître sans laisser de traces. Comme nous l'avons vu plus haut, les logiciels de gestion de réunion facilitent grandement la définition et l'allocation des tâches en automatisant une bonne partie du processus.

Une fois une tâche assignée, son propriétaire peut la visionner et la mettre à jour dans un espace réservé à son usage. Comme les tâches sont conservées avec le compte-rendu de la réunion, chaque participant peut facilement repérer les actions dont il est responsable et les informations dont il a besoin pour les mener à bien. En envoyant automatiquement des rappels à tous les propriétaires de tâches tant qu'elles ne sont pas terminées, les logiciels de gestion de réunion font gagner un temps considérable aux chefs de projet et encouragent la responsabilisation des employés en leur donnant tous les outils nécessaires pour gérer eux-mêmes leur travail.

Pourquoi faire appel à un logiciel de gestion de réunion ?